Der Tag hat bekanntlich 24 Stunden. Das kann man nicht ändern. Die ständig wachsenden Anforderungen und Verpflichtungen machen es schwierig, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen. In der heutigen Welt, in der Multitasking zur Norm geworden ist, verlieren wir leicht den Fokus und verschwenden wertvolle Minuten oder sogar Stunden. Der Schlüssel liegt darin, zu lernen, wie man seine Zeit sinnvoll plant und organisiert. Nur so können wir sicherstellen, dass wir unsere Ziele erreichen und gleichzeitig ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit bewahren.
Was sind die Vorteile von Zeitmanagement?
Erhöhte Produktivität: Da du deine Aufgaben klar planst, können in kürzerer Zeit mehr Aufgaben erledigt werden. Deine Effizienz steigert sich. Weniger Stress: Ein strukturierter Plan hilft, den Überblick zu behalten und reduziert das Gefühl der Überforderung. Mehr Freizeit: Effizientes Arbeiten schafft mehr Zeit für persönliche Interessen und Hobbys, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Verbesserte Arbeitsqualität: Aufgaben können gründlicher und genauer erledigt werden, was die Qualität der Arbeit erhöht. Erreichen von Zielen: Durch strukturiertes Arbeiten und das Setzen von Zwischenzielen wird das Erreichen langfristiger Ziele wahrscheinlicher.
Die Vorteile von Zeitmanagement liegen nun auf der Hand. Also sollte es eigentlich klar sein, dass jeder Arbeiter, egal ob angestellt oder selbstständig, Zeitmanagement betreiben sollte. Trotzdem machen dies viele nicht und starten einfach in den Tag mit dem, was sie zuletzt aufgehört haben. Das gilt es aber zu vermeiden. Ein gutes Zeitmanagement verringert den Stresslevel erheblich.
Was ist Zeitmanagement?
Unter Zeitmanagement versteht man das effektive Einteilen seiner zur Verfügung stehenden Zeit. Das Ziel von Zeitmanagement ist es, die Zeit effektiv zu nutzen, um produktiver zu sein, Stress zu reduzieren und letztendlich persönliche und berufliche Ziele zu erreichen. Es geht darum, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu planen, Zeit für wichtige Aktivitäten zu reservieren und Ablenkungen zu minimieren, um ein ausgewogenes und erfülltes Leben zu führen. Man kann das für den Tag, die Woche oder gleich für den Monat machen.
Wie sollte ich Zeitmanagement betreiben?
Um Zeitmanagement zu betreiben, gibt es verschiedene Methoden. Hier sind vier der bekanntesten Methoden aufgelistet.
Die Pomodoro-Technik verwendet Intervalle von 25 Minuten Arbeit, gefolgt von kurzen Pausen, um die Produktivität zu steigern und die Konzentration zu verbessern.
Die Eisenhower-Matrix priorisiert Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, um klar zu definieren, welche sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche später erledigt werden können.
GTD organisiert Aufgaben in Listen und definiert klare Aktionsschritte, um den Geist von ständigen Gedanken an Aufgaben zu befreien und eine effektive Umsetzung zu ermöglichen.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass etwa 80% der Ergebnisse durch 20% der Anstrengungen erreicht werden. Durch Fokussierung auf die wichtigsten Aufgaben kann die Produktivität gesteigert und bessere Ergebnisse erzielt werden.
Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen, dass für jede Person das Zeitmanagement leicht anders funktioniert und jeder selbst herausfinden muss, wie man sich organisiert. Trotzdem führe ich hier meine Methode auf, die ein Mix aus den verschiedenen Prinzipien aus der obigen Tabelle ist.
Wie man seine Zeit richtig einteilt
Liste erstellen
Damit man seine Zeit gekonnt planen kann, ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben man überhaupt zu erledigen hat. Dafür ist es ratsam, eine Liste mit den anstehenden Aufgaben zu führen. Ich habe für mich herausgefunden, dass es in bestimmten Fällen sogar lohnenswert sein kann, Teilschritte aufzuführen, um eine grössere Aufgabe abzuarbeiten. Das ist vor allem bei der Ausführung nützlich, denn man hat durch die Liste direkt ein Skript, welche Punkte alle zur Erfüllung der Aufgabe gemacht werden müssen.
Priorisieren
Auch diese Technik ist in der obigen Tabelle unter dem Namen Eisenhower-Matrix zu finden. Anstelle einer Matrix ordne ich aber einfach meine Liste nach Dringlichkeit. Jetzt sind die wichtigsten Aufgaben zuoberst und die eher unwichtigen, die man auch gut zwischendurch oder zu einem späteren Zeitpunkt erledigen kann, unten auf der Liste.
Schätzen
Jetzt können wir unsere Schätzkünste unter Beweis stellen. Ich schätze nun jeden Task mit einer ungefähren Zeit ab, die ich benötigen werde, um die Aufgabe zu erledigen. Dabei achte ich darauf, dass eine Aufgabe maximal vier Stunden dauert, damit sie innerhalb eines halben Arbeitstages erledigt werden kann. Falls eine Aufgabe grösser ist, teile ich sie in kleinere Teilpakete auf und gehe nochmals Schritt eins und Schritt zwei durch.
So könnte deine Liste aussehen.
Planen
Erst nachdem ich alle Aufgaben klar definiert und nach Wichtigkeit eingestuft habe, komme ich zur effektiven Tages- oder Wochenplanung. Dabei gehe ich wie folgt vor:
Die Planung findet bei mir immer am Vorabend des zu planenden Arbeitstages statt. So habe ich den Vorteil, dass ich am Abend meistens eher müde bin und einfachere Aufgaben lösen kann, anstatt mich grossen Aufgaben zu widmen. Die Tagesplanung ist genau eine solche Aufgabe, die regelmässig gemacht werden muss, aber nicht viele Ressourcen benötigt.
Ich plane mir den obersten Task der Liste genau am Morgen zum Arbeitsbeginn ein. So bin ich noch frisch im Kopf und kann meine ganze Aufmerksamkeitsspanne nutzen.
Danach plane ich meistens eine kleinere Aufgabe ein, die nicht unbedingt extrem dringend ist und in kurzer Zeit erledigt werden kann. Dies gibt ein kleines Erfolgserlebnis, an dem man direkt andocken kann.
Meistens ist nun die Mittagspause vorbei, und nun widme ich mich dem nächsten wichtigen Task, der oben auf der Liste steht.
Falls ich nun noch genügend Zeit habe, erledige ich jetzt wieder eine einfache Aufgabe.
Es ist also eigentlich ganz einfach: Ich wechsle immer zwischen wichtigen Aufgaben und eher unwichtigen Aufgaben, die schnell erledigt werden können, um ein Erfolgserlebnis zu haben. Wichtig ist, dass die Tagesplanung immer am Abend zuvor geschieht, so kann man direkt am nächsten Morgen starten, ohne nachzudenken, was man nun machen sollte.
Bonustipp
Falls du Aufgaben auf deiner Liste hast, die du nicht gerne machst, empfehle ich dir, diese Aufgaben direkt für den Morgen einzuplanen und als erstes zu erledigen. So hast du sie schnell hinter dir und musst nicht den ganzen Tag daran denken, dass du bald etwas Unangenehmes machen musst.
Zusammenfassung
Zeitmanagement verbessert Produktivität, reduziert Stress, und schafft mehr Freizeit durch klare Planung und Priorisierung von Aufgaben. Indem man wichtige und unangenehme Aufgaben zuerst erledigt und regelmässige Tagesplanung betreibt, kann man effizienter arbeiten und persönliche sowie berufliche Ziele besser erreichen.
