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Als Spesen werden in der Schweiz „Auslagen definiert, die Mitarbeitenden während ihrer Tätigkeit am Amtssitz oder auf Dienstreisen entstehen" (§ 64 Abs. 1 VVO). Das sind vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die der Arbeitnehmer während seiner dienstlichen Tätigkeit gemacht hat. Diese Auslagen könnten z.B. auf einer Geschäftsreise eines Arbeitnehmers getätigt worden sein, wenn er sich beispielsweise während der Geschäftsreise verpflegen oder allenfalls in einem Hotel übernachten musste.
Selbständig erwerbende können diese Kosten den Steuern als Ausgaben angeben. Arbeitnehmer erhalten die Spesen als Auslagenersatz steuerfrei vom Arbeitgeber zurück.
In der Schweiz gibt es verschiedene Arten von Spesen, die du erfassen kannst.
Reisekosten
Transportkosten
Verpflegungskosten
Zusätzlich Kosten, die zur Reise gehören
Die Spesenabrechnung ist im OR Art. 327a Abs. 1 geregelt. Der Artikel besagt, dass der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer alle Aufwendungen ersetzen muss, die dieser im Interesse des Arbeitgebers getätigt hat.
Pauschalspesen sind dabei nochmals speziell im OR Art 327a Abs. 2 geregelt. Bei den Pauschalspesen wird nicht jede einzelne Quittung abgerechnet. Der Arbeitnehmer erhält einen Pauschalbetrag für seine Auslagen. Grundsätzlich zählen Verpflegungs-, Kilometer-, Übernachtungs- und Transportkosten zu den Pauschalspesen. Pauschale Spesenvergütungen sollten in etwa den tatsächlichen Ausgaben entsprechen.
Eine der bekanntesten Pauschalspesen ist z.B. die Kilometerpauschale, bei der für jeden gefahrenen Kilometer ein festgelegter Betrag erstattet wird.
Belege aufbewahren: Damit du Spesen korrekt abrechnen kannst, musst du die entsprechenden Belege aufbewahren. Bewahre alle Quittungen auf, damit du sie im Falle einer Prüfung bereit hast. Dabei könnte dir Quitto hilfreich sein. Lade einfach diene Spesenbelege in unserer Web-Applikation hoch. Somit ist alles digital gesichert und du musst den Beleg nicht mehr physisch aufbewahren.
Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben: Es ist wichtig, das Geschäfts und Privatausgaben strikt voneinander getrennt sind. Erfasse nur Ausgaben, die direkt mit deinem Geschäft in Verbindung stehen.
Tipp: Eröffne dafür bei deiner Bank ein separates Konto, das du nur für dein Geschäft nutzt. Somit hast du es einfacher, deine Ausgaben und Einnahmen zu verfolgen.
Das Unternehmen kann sich zwischen den Methoden «effektive Spesenabrechnung» oder «Pauschalspesenabrechnung» entscheiden.
Wie der Name schon sagt, wird bei der effektiven Spesenabrechnung effektiv jede Ausgabe abgerechnet. Dafür muss der Mitarbeiter jeder Beleg aufbewahren und bis zum Ende des Monates ein Spesenformular ausfüllen, damit er die Auslagen zusammen mit dem Lohn erhält. Fallen die Ausgaben im Ausland an, müssen zusätzlich die Währung und der Wechselkurs angegeben werden, da die Spesenbelege stets in CHF verbucht werden müssen.
Diese Inhalte sollte das Spesenformular haben.
• Datum
• Personaldaten (Name, Adresse, PLZ, IBAN des Mitarbeiters)
• Betreff (Grund für die anfallenden Spesen)
• Betrag (Wert in CHF)
• Währungskurs und Währung, falls die Rechnung nicht in CHF beglichen wurde
• KM-Zahl, falls das private Fahrzeug genutzt wurde
• MWST-Code
Anders als bei der effektiven Spesenabrechnung wird hier nicht nach Quittung separat abgerechnet, sondern der Mitarbeiter erhält einen pauschalen monatlichen Spesenbetrag mit seinem Lohn. Die könnten z.B. Mobilabonnement Spesen sein, die einem Mitarbeiter monatlich gezahlt werden, dieser aber selbst auswählen kann, welchen Mobilfunkanbieter er benutzen möchte.
Der Vorteil in dieser Methode liegt für das Unternehmen darin, dass sich der administrative Aufwand stark verringert.
Falls man sich als Unternehmen dazu entscheidet eine Pauschalspesenabrechnung zu tätigen, ist es ratsam das Spesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Pauschalspesen müssen dann im Lohnausweis betragsmässig ausgewiesen werden.