Die folgenden Inhalte sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen in jeder Rechnung enthalten sein.
Eigener Firmenname, Adresse und Steuernummer (UID-Nummer)
Ausweis der MWST-Nr.
Name und Adresse der Kundin oder des Kunden
Eine eindeutige Rechnungsnummer
Das Rechnungsdatum
Das Lieferdatum (falls unterschiedlich vom Rechnungsdatum)
Eine detaillierte Auflistung der Dienstleistungen oder Produkte
Der Gesamtbetrag der Rechnung (Bruttobetrag)
MWST-Satz pro Produkt und ausgewiesener MWST-Betrag
Bankverbindung mit IBAN oder QR-Einzahlungsschein
Zahlungsbedingungen (z. B. 15 Tage, 1 % oder 30 Tage netto)
Es ist ratsam, hierfür eine Rechnungssoftware zu verwenden, die es ermöglicht, Rechnungen automatisch im gewünschten Format zu erstellen. Zusätzlich behältst du mithilfe dieser Software auch leicht den Überblick über deine Finanzen im Auge.
Zu einer korrekten Rechnung gehört es, die MWST-Vorschriften einzuhalten. Bevor du jedoch Rechnungen mit MWST ausstellen kannst, musst du dein Unternehmen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) registrieren, um eine gültige MWST-Nummer zu erhalten. Diese Nummer muss dann auf all deinen Rechnungen ersichtlich sein.
Es gelten unterschiedliche MWST-Sätze in der Schweiz für verschiedene Waren und Dienstleistungen. Die gängigsten sind 7.7 Prozent, 2.5 Prozent und 3.7 Prozent. Es ist wichtig, den korrekten Satz für deine Produkte oder Dienstleistungen zu verwenden. Hier findest du weitere Informationen zur Mehrwertsteuer.
Seit Ende 2022 ist die QR-Rechnung obligatorisch und ermöglicht es Kunden, mit nur einem Klick zu bezahlen. Dies stellt eine administrative Erleichterung sowohl für dich als auch für die Kunden dar. Die Zahlung wird beschleunigt, und du musst keine Rechnungsdaten mehr mühsam abtippen, was zu einer schnelleren Abwicklung deiner Zahlungen führt. Mit Quitto sind QR-Rechnungen bereits standardmässig integriert und erleichtern dir den Rechnungsstellungsprozess.
Nachdem die Rechnung versendet und bezahlt wurde, ist die Arbeit noch nicht ganz erledigt. Gemäss Artikel 957a des Obligationenrechts (OR) ist es erforderlich, Geschäftsbelege und Unterlagen mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Damit du die Übersicht über deine geschriebenen Rechnungen behalten kannst, ohne sie auf Papier ausdrucken zu müssen, empfehlen wir dir, Quitto zu nutzen. Alle deine geschriebenen Rechnungen werden sicher aufbewahrt.
Falls du dich noch nicht für eine Rechnungssoftware entschieden hast, stellen wir hier eine kostenlose Word-Rechnungsvorlage zur Verfügung.
