Es muss eine Offerte geschrieben werden. Nicht nur damit man vor dem Kunden professionell wirkt, sondern auch um klar festzuhalten, welche Leistungen zu erbringen sind. Ebenfalls bekommt man eine erste Vorstellung von der Grösse des eventuellen Auftrags.
Bevor du eine Offerte schreiben kannst, solltest du die Bedürfnisse des Kunden genau ermitteln, um herauszufinden, was er von dir beziehen möchte. Ob du dafür ein persönliches Gespräch, ein Telefonat oder einen Videoanruf wählst, bleibt dir überlassen. Aus meiner Erfahrung zeigt sich jedoch, dass du den Kunden in einem persönlichen Gespräch am besten abholen und optimal beraten kannst. Auf Grundlage der Bedürfnisanalyse erstellst du anschliessend eine Offerte, um das Angebot schriftlich festzuhalten.
Gut zu wissen
Ein Angebot kann mündlich oder schriftlich erfolgen, wobei die schriftliche Form vorzuziehen ist. Nur so lässt sich klar belegen, was der Anbieter zu welchem Preis und in welchem Zeitraum angeboten hat. Stimmt der Kunde dem Angebot in einer Auftragsbestätigung zu, entsteht ein rechtlich bindender Vertrag für beide Seiten.
Anders als beim Schreiben einer Rechnung gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, was auf einer Offerte stehen muss. Die folgenden Angaben sind jedoch häufig und sinnvoll, um sie in einer Offerte festzuhalten.
Falls du bereits für die Mehrwertsteuer registriert bist, solltest du unbedingt deine MWST-Nummer angeben. Weitere Informationen zur Mehrwertsteuer findest du hier.
So könnte deine Offerte aussehen. Hier findest du eine kostenlose Vorlage, bei der du nur noch die oben erwähnten Daten aktualisieren musst, und schon hast du eine Offerte erstellt. Sobald du deine Aufträge hast, findest du hier, wie du eine Rechnung schreiben musst. Bevor du jedoch mit deiner Offerte loslegst, gibt es noch einige wichtige Punkte zu beachten.
Bei den Positionen solltest du möglichst genau erklären, welche Leistungen du erbringen wirst. So kannst du schon frühzeitig einschätzen, ob sich dieser Auftrag für dich lohnt. Bei grösseren Projekten ist es oft hilfreich, einen kurzen und aussagekräftigen Satz unter das Produkt oder die Leistung zu schreiben, die du anbieten möchtest. Je nach deinem Tätigkeitsbereich solltest du in diesem Abschnitt auch bereits die Arbeit verrechnen.
Gerade zu Beginn ist es oft schwierig, den genauen Aufwand für ein Projekt festzulegen. Daher empfehle ich dir, auf Stundenbasis abzurechnen, um dich abzusichern, falls der Kunde zusätzliche Wünsche äussert – und glaub mir, das passiert öfter, als du denkst! Mit der Zeit wirst du jedoch immer besser darin, den Aufwand für ein Projekt realistisch einzuschätzen.
Die Summe aller verrechneten Produkte sollte als Gesamtpreis auf deiner Offerte ersichtlich sein. Gegebenenfalls kannst du auch die Mehrwertsteuer sowie den angewendeten Mehrwertsteuersatz deklarieren. Wenn du Mehrwertsteuerpflichtig bist, solltest du ebenfalls deine MWST-Nummer auf der Offerte angeben.
Falls du deinen Kunden spezielle Rabatte auf deine Leistungen gewährst, solltest du das ebenfalls hier vermerken.
Beim Erstellen von Offerten kann bereits Zeit gespart werden. Falls du wiederkehrende Produkte hast, empfehle ich dir, eine Datei zu erstellen, aus der du die Produkte, Beschreibungen und Preise einfach herauskopieren und in deine Offerte einfügen kannst. Ist dir das zu mühsam, kann dir eine Buchhaltungssoftware wie Quitto behilflich sein. Mit ihr kannst du mithilfe des Offerten-Tools deine Produkte einfach hinzufügen und die Offerte direkt an den Kunden senden. Falls du den Auftrag bekommst, kannst du auch gleich die erstellte Offerte in eine Rechnung umwandeln und einen QR-Code zur Bezahlung generieren. Das beste: es ist kostenlos.
In den meisten Fällen reicht für eine Offerte eine schriftliche Bestätigung per E-Mail aus, und eine Unterschrift von dir oder deiner Kundin ist nicht zwingend erforderlich.
In der Regel darfst du für die Erstellung einer Offerte keine Kosten in Rechnung stellen. Es gibt jedoch Ausnahmen: Wenn die Angebotserstellung mit erheblichem Aufwand verbunden ist, wie etwa beim Vermessen eines Geländes oder bei der Erstellung von Plänen, oder wenn es in deiner Branche üblich ist, kannst du den Aufwand berechnen. Wichtig ist, dass du den Kunden im Voraus darauf hinweist und die entstehenden Kosten genau angibst.
Auch wenn die Erstellung von Offerten keine hohe Kunst ist, treten immer wieder einige häufige Fehler auf. Hier sind die wichtigsten:
Achte darauf, diese Punkte zu vermeiden, um professionelle und überzeugende Offerten zu erstellen.
