Egal, ob du dich selbstständig machen möchtest oder bereits selbstständig bist. Buchhaltung ist ein Thema, das sowohl für Selbständige als auch für grosse Unternehmen von Interesse sein sollte. Falls du gerade erst in die Selbständigkeit startest, hast du Glück: Zwar bist du verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen, doch zu Beginn reicht oft eine einfache Methode aus, die sogenannte „Milchbüechli-Rechnung“.
Was ist die Milchbüechli-Rechnung?
Die Milchbüechli-Rechnung, auch bekannt als einfache Buchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ist eine Methode der Buchführung, die in der Schweiz weit verbreitet ist. Der Begriff „Milchbüechli“ stammt von dem kleinen Notizbuch, in dem früher Bauern ihre Einnahmen und Ausgaben für die Milchverkäufe festhielten. Die Milchbüechli-Rechnung konzentriert sich darauf, die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens auf einfache Weise zu erfassen, ohne auf die komplexen Regeln der doppelten Buchhaltung zurückzugreifen. Diese Methode ist besonders beliebt bei Freelancern, Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz unter CHF 500’000, die keine strenge Buchhaltungspflicht haben.
Die Milchbüechli-Rechnung ist erlaubt wenn ...
du eine Personengesellschaft (keine GmbH oder AG) besitzt.
deine Firma weniger als 500.000 CHF Umsatz pro Jahr erwirtschaftet.
Zweck der Milchbüechli-Rechnung
Der Hauptzweck der Milchbüechli-Rechnung besteht darin, eine einfache und übersichtliche Aufzeichnung der finanziellen Transaktionen zu ermöglichen, ohne dabei umfangreiches Buchhaltungswissen zu benötigen. Diese Art der Buchführung ist besonders für kleinere Unternehmen attraktiv, da sie den administrativen Aufwand minimiert und dennoch die Grundanforderungen der Buchführung erfüllt. Sie hilft Unternehmern, den Überblick über ihre Einnahmen und Ausgaben zu behalten und den Gewinn am Ende des Jahres zu ermitteln. Gleichzeitig erfüllst du mit der Milchbüechli-Rechnung die Steuerpflichten und behältst eine gewisse finanzielle Kontrolle.
Andere Buchhaltungsmethoden
Neben der Milchbüechli-Rechnung gibt es in der Schweiz auch die doppelte Buchhaltung, die für grössere Unternehmen und bestimmte Gesellschaftsformen verpflichtend ist. Im Gegensatz zur einfachen Buchhaltung, bei der jede Transaktion nur einmal erfasst wird, zeichnet sich die doppelte Buchhaltung durch die gleichzeitige Buchung jeder Transaktion auf zwei Konten aus – auf der Soll- und Haben-Seite. Dies ermöglicht eine präzisere Kontrolle und einen besseren Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens. Die doppelte Buchhaltung ist jedoch komplexer und erfordert detailliertes Buchhaltungswissen sowie mehr Zeitaufwand.
Wie macht man eine Milchbüechli-Rechnung?
Die Milchbüechli-Rechnung ist eine besonders einfache Form der Buchhaltung, die sich vor allem für kleine Unternehmen und Selbstständige eignet. Der Grundgedanke dieser Methode ist denkbar simpel: Es werden lediglich die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens erfasst, ohne dabei auf komplexe Buchhaltungsprinzipien zurückzugreifen. Diese Einfachheit macht die Milchbüechli-Rechnung besonders attraktiv für diejenigen, die kein tiefgehendes Buchhaltungswissen besitzen.
Um eine Milchbüechli-Rechnung zu erstellen, benötigst du im Grunde genommen nur eine Excel-Tabelle oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm. Hier findest du eine gratis Excel Vorlage. Folgende Informationen sollten in deiner Milchbüechli-Rechnung enthalten sein:
Datum
Erfasse das genaue Datum, an dem die Einnahme oder Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat. Wichtig ist hierbei, dass das Datum des Geldflusses zählt, also wann das Geld tatsächlich eingegangen oder ausgegeben wurde, nicht das Rechnungsdatum.
Beleg-Nummer
Jeder Geschäftsvorfall sollte mit einem Beleg dokumentiert werden. Um die Übersicht zu behalten, ist es sinnvoll, den Belegen fortlaufende Nummern zuzuweisen.
Buchungstext
In dieser Spalte beschreibst du kurz, worum es sich bei der jeweiligen Einnahme oder Ausgabe handelt, zum Beispiel "Verkauf an Kunde XY" oder "Einkauf Büromaterial".
Betrag
Der ausgegebene oder eingenommene Betrag.
Total
Zum Jahresende summierst du die gesamten Einnahmen und die gesamten Ausgaben. Die Differenz zwischen den beiden ergibt den Gewinn oder Verlust des Unternehmens für den jeweiligen Zeitraum.
Tipps für eine erfolgreiche Milchbüechli-Rechnung
Hier findest du einige Tippst die uns selbst bei der ausfüllung unserer Milchbüechli-Rechnung helfen.
Sorgfältige Erfassung: Achte darauf, alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos und so schnell wie möglich zu erfassen, damit du keine vergisst.
Belege aufbewahren: Bewahre alle Belege auf, um im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörden eine lückenlose Dokumentation vorweisen zu können. Für das digitale Aufbewahren von Belegen und vielen weiteren Buchhalterischen aufgaben kann dir unser Tool Quitto behilflich sein.
Einfachheit bewahren: Vermeide es, die Milchbüechli-Rechnung unnötig zu verkomplizieren. Halte die Aufzeichnungen so einfach und übersichtlich wie möglich.
MWST beachten: Wenn du MWST pflichtig bist, musst du zusätzlich zur Milchbüechli-Rechnung eine detaillierte Aufstellung der steuerbaren und nicht steuerbaren Umsätze führen. Hier findest du mehr Informationen.
Fazit
Die Milchbüechli-Rechnung ist eine ideale Lösung für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer, die ihre Buchführung so einfach wie möglich halten möchten. Sie bietet eine gute Basis, um die finanziellen Grundlagen eines Unternehmens zu verwalten, ohne umfangreiche Buchhaltungskenntnisse zu benötigen. Allerdings sollten Unternehmer, deren Unternehmen wachsen oder die in steuerlichen Fragen Sicherheit benötigen, überlegen, ob eine Umstellung auf die doppelte Buchhaltung nicht sinnvoller wäre. Letztlich hängt die Wahl der Buchhaltungsmethode von den individuellen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab.
