Mitgründer von Quitto
Neben der doppelten Buchhaltung ist die einfache Buchhaltung eine von zwei Methoden der Buchhaltung in der Schweiz. Wie der Name schon sagt, ist die einfache Buchhaltung eine vereinfachte Form der Buchhaltung und vor allem für Selbständige und kleine Unternehmen mit geringem Umsatz interessant. Anders als bei der doppelten Buchhaltung müssen bei der einfachen Buchhaltung nur Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Der Vorteil ist, dass man einen geringeren Zeitaufwand für die Führung der Buchhaltung hat.
Eine einfache Buchhaltung darf nur unter bestimmten Umständen geführt werden. Die Kriterien sind die folgenden:
Zu beachten ist, dass selbst wenn du die Kriterien für eine einfache Buchhaltung erfüllst, es nicht immer sinnvoll ist, auf diese Methode zu setzen. Eine doppelte Buchhaltung ist zwar komplexer, kann dir jedoch wertvolle Einblicke in den finanziellen Standpunkt deines Unternehmens liefern.
Diese Frage ist etwas komplexer und kann nicht eindeutig beantwortet werden. Grundsätzlich kann man sagen, dass es sinnvoll ist, auf die einfache Buchhaltung zu setzen, wenn du als Selbständiger oder Freelancer beginnst, um neben deinem Job noch etwas Geld zu verdienen. Diese Methode erfordert deutlich weniger Aufwand, weniger Fachwissen, und du kannst die gewonnene Zeit nutzen, um dich auf deine Selbständigkeit zu konzentrieren.
Wenn du jedoch bereits selbständig bist und dein Umsatz ansteigt, macht es Sinn, über eine doppelte Buchhaltung nachzudenken, besonders wenn dein Umsatz 100'000 CHF im Jahr überschreitet. Denn ab diesem Punkt bist du nämlich mehrwertsteuerpflichtig. In diesem Fall solltest du genau überlegen, ob die einfache Buchhaltung weiterhin sinnvoll ist. Je nachdem, welche Abrechnungsmethode du bei der Mehrwertsteuer wählst, kann die einfache Buchhaltung kompliziert werden.
Falls du keine Ahnung hast, wovon ich hier rede, empfehle ich dir, diesen Artikel zu lesen. Simpel gesagt: Wenn du mit der Saldosteuersatzmethode abrechnest, kannst du weiterhin mit der einfachen Buchhaltung fortfahren. Wenn du jedoch die effektive Methode wählen möchtest, wird es etwas komplexer, und es ist empfehlenswert, auf die doppelte Buchhaltung umzusteigen.
Ich habe dir bereits einiges über die einfache Buchhaltung erzählt, aber was sind eigentlich die Unterschiede zur doppelten Buchhaltung? Auch hier könnte man sehr tief ins Detail gehen, aber ich bleibe an der Oberfläche, um es dir so einfach wie möglich zu machen.
Bei der doppelten Buchführung erfasst du alle Einnahmen und Ausgaben doppelt (daher der Name): Zum einen gibst du an, auf welchem Konto die Bewegung stattgefunden hat (z. B. auf deinem Bankkonto oder in der Kasse), und zum anderen, wofür das Geld verwendet wurde (Gegenkonto: z. B. Reisekosten, Büromaterial, Wareneinkauf). Um die doppelte Buchhaltung korrekt zu führen, ist es empfehlenswert, sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen oder externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.
Das Prinzip der einfachen Buchhaltung solltest du nun kennen. Ich zeige dir hier in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine erfolgreiche Buchhaltung führen kannst. Zuerst müssen wir jedoch kurz über die Tools sprechen, die dir zur Verfügung stehen.
Für eine einfache Buchhaltung reicht eigentlich ein Blatt Papier, auf dem du Einnahmen und Ausgaben erfasst. Allerdings wird das schnell unübersichtlich, weshalb es sinnvoll ist, die Buchhaltung entweder in Excel oder mit einer speziellen Buchhaltungssoftware zu führen. Bei einer Buchhaltungssoftware wie z.B. Quitto hast du den Vorteil, dass deine Belege digital abgelegt werden können und du diese nicht aufbewahren musst, um Fragen vom Steueramt beantworten zu können. Zusätzlich bietet sie Funktionen wie das automatische Erstellen eines Jahresabschlusses für die Steuererklärung oder das Schreiben von Rechnungen und Offerten.
Aber jetzt zur Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Damit du alle Buchungen erfassen kannst, musst du zunächst deine Kontoauszüge herunterladen und sammeln. Dabei ist wichtig, dass du kein Konto vergisst. Falls du ein separates Konto für dein Einzelunternehmen besitzt, kannst du dort deinen detaillierten Jahresauszug herunterladen. Wenn du hingegen deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben über ein oder mehrere private Konten führst, musst du für jedes dieser Konten deinen detaillierten Jahresauszug herunterladen und die entsprechenden geschäftlichen Transaktionen von deinen privaten Transaktionen trennen.
Wichtig ist folgendes zu beachten das man sich nicht strafbar macht. Alle Einnahmen müssen angegeben werden, und alle Ausgaben sollten aufgeführt werden. Das Verschweigen von Einnahmen stellt eine Steuerhinterziehung dar, was strafbar ist. Wenn du jedoch Ausgaben nicht angibst, führt dies dazu, dass du mehr Steuern zahlen musst, da dein Gewinn dadurch höher ausfällt. Dennoch ist es wichtig zu beachten, dass du nur Ausgaben aufführen darfst, die unmittelbar mit deiner Geschäftstätigkeit in Verbindung stehen.
Es gilt zu beachten, dass du keine Zahlungsmethode vergisst. Insbesondere im Internet erfolgen Zahlungen häufig mit verschiedenen Kredit- oder Debitkarten, PayPal oder anderen Online-Zahlungsmethoden. Wenn diese Zahlungsmethoden nicht direkt mit deinem Bankkonto verknüpft sind, beispielsweise Twint, solltest du auch die Transaktionen von diesen Konten in deine Buchführung integrieren.
Das ist eine Liste gängiger Online-Bezahlmethoden in der Schweiz:
Nachdem du alle Kontoauszüge gesammelt hast, musst du nun die geschäftlichen Transaktionen herausfiltern. Dies ist am einfachsten, wenn du die Jahresauszüge kurz durchgehst und die entsprechenden Einnahmen und Ausgaben markierst. Transaktionen zwischen deinen eigenen Bankkonten müssen dabei nicht aufgeführt werden. Das bedeutet, wenn du Geld von deinem Bankkonto an deinen Online-Bezahldienst wie PayPal sendest, musst du dies nicht erfassen.
Der erste Schritt beim Verbuchen ist die Erfassung der wesentlichen Informationen deiner Kontoauszüge. Dazu gehören der Betrag der Transaktion, das genaue Datum und der dazugehörige Buchungstext. Diese musst du in deine Buchhaltung übernehmen.
Du kannst zusätzlich auf deinen physischen Belegen die Buchungsnummer vermerken, um später eine klare Zuordnung zu deinen Buchungen zu ermöglichen.
Die Verbuchung kannst du dabei wie bereits erwähnt auf ein Blatt Papier, ein Excel Dokument oder in Quitto führen. Ein wesentlicher Vorteil von Quitto ist die Möglichkeit, deine Buchführung unkompliziert zu führen und dabei Zeit zu sparen. Die Plattform bietet eine benutzerfreundliche Eingabemaske und eine bequeme Auswertung deiner Finanzdaten.
Du kannst die Buchhaltung in Excel führen, aber wir zeigen dir hier, wie einfach es mit Quitto ist. Dafür gehen wir die Felder der Eingabemaske durch.
Tipp: Wenn du deine Buchhaltung fortlaufend führst, ist das besonders gut. Denn am Ende des Jahres bist du nicht nur bereit für die Steuererklärung, sondern weisst auch immer, wie es um deine Geldangelegenheiten steht. Das hilft dir dabei, grob abzuschätzen, wie viel Sozialversicherungsbeiträge und Steuern du wahrscheinlich bezahlen musst, und du kannst Geld beiseitelegen, um dafür gerüstet zu sein.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Um sicherzustellen, dass die Buchführung am Ende korrekt ist, sollte man immer eine Überprüfung mit den folgenden Punkten durchführen.
Bei der Buchhaltung ist es wichtig, immer den Überblick über seine Finanzen, die investierte Zeit und offene Rechnungen zu behalten. Zu Beginn meiner Selbständigkeit habe ich mir dazu eine separate Excel-Tabelle erstellt, in der ich offene Zeiten und Offerten eingetragen habe. Das hat soweit sehr gut funktioniert, aber als ich immer mehr Aufträge erhalten habe, wurde es zunehmend chaotischer. Daher kann ich empfehlen, ein Tool zu nutzen, bei dem man stets den Überblick über die Gesamtsituation behält, damit man einschätzen kann, ob sich die Arbeit überhaupt lohnt oder ob man die Zeit besser anders investieren sollte.
Auch mit Excel lässt sich die Buchhaltung führen. Das ist die kostenlose Excel Vorlage die ich dir versprochen habe. Doch lass mich diese dir schnell erklären.
Bei der Vorlage hast du zwei Tabellen: In der einen trägst du alle deine Einnahmen ein, und in der anderen kannst du alle deine Ausgaben vermerken. Dabei sind dieselben Schritte zu beachten, die ich dir weiter oben im Artikel erklärt habe. Im Excel-Dokument findest du unten links eine weitere Seite mit dem Namen „Auswertung“. Dort findest du den Jahresabschluss deiner Buchhaltung.
Führe ein separates Bankkonto für deine Selbständigkeit: Verwende ein eigenes Bankkonto für deine geschäftlichen Transaktionen. So vermeidest du Verwirrung und erleichterst die Nachverfolgung deiner geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben. Trenne private und geschäftliche Finanzen, um eine klare und übersichtliche Buchhaltung zu gewährleisten.
Sammle und ordne alle Belege: Bewahre alle physischen und digitalen Belege sorgfältig auf. Organisiere sie in einem Ordnersystem oder speichere sie digital in einer Cloud. Dadurch hast du alle notwendigen Unterlagen griffbereit und kannst deine Buchungen zügig und genau erfassen.
Lade regelmässig Kontoauszüge herunter: Stelle sicher, dass du alle Kontoauszüge regelmässig herunterlädst, auch von Online-Zahlungsplattformen wie PayPal oder Revolut. So behältst du den Überblick über alle finanziellen Transaktionen und stellst sicher, dass du nichts vergisst.
Verwende geeignete Buchhaltungssoftware oder Excel-Vorlagen: Nutze Tools wie Quitto oder Excel-Vorlagen, um deine Buchhaltung zu führen. Während Excel kostenlos ist, bieten spezialisierte Buchhaltungssoftwares zusätzliche Funktionen wie automatisierte Belegablage und Jahresabschluss-Generierung, die dir viel Arbeit abnehmen können.
Führe deine Buchhaltung regelmässig und zeitnah durch: Vermeide es, deine Buchhaltung bis zum Jahresende aufzuschieben. Erledige die Buchungen regelmässig, z.B. monatlich, um den Überblick zu behalten und eine genaue Steuererklärung abzugeben. So kannst du auch frühzeitig Rücklagen für Steuern und AHV bilden.
Zum Schluss möchte ich betonen, dass eine sorgfältige Buchhaltung entscheidend für den Erfolg deiner Selbständigkeit oder deines kleinen Unternehmens ist. Auch wenn die einfache Buchhaltung weniger aufwendig erscheint als die doppelte Buchhaltung, ist es wichtig, die Grundlagen gründlich zu verstehen und regelmässig anzuwenden.
Ob du nun Excel oder eine spezialisierte Buchhaltungssoftware wie Quitto nutzt, hängt von deinen individuellen Bedürfnissen und dem Umfang deiner Geschäftstätigkeit ab. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile, aber eines haben sie gemeinsam: Sie ermöglichen dir, deine Finanzen im Griff zu behalten und fundierte Entscheidungen für dein Unternehmen zu treffen.