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Mit der Aufbewahrungspflicht ist die gesetzlich geregelte Verpflichtung gemeint, (Geschäfts-)Dokumente für einen bestimmten Zeitraum zur Vorlage, Dokumentation und Beweislegung aufzubewahren. Diese Dokumente sind beispielsweise Verträge, Steuerabrechnungen, finanzielle Transaktionsbelege und weitere. In der Schweiz beträgt die Aufbewahrungspflicht normalerweise 10 Jahre.
Je nach Zielgruppe ist die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz unterschiedlich. Hier gehen wir genauer auf die einzelnen Gruppen ein.
Selbständige und Freelancer sind verpflichtet, Geschäftsunterlagen wie Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte sowie Revisionsberichte zehn Jahre lang aufzubewahren.
Auch für Unternehmen gilt dieselbe Aufbewahrungspflicht wie für Selbständige und Freelancer.
Auch Privatpersonen unterliegen der Aufbewahrungspflicht. So ist es wichtig, Dokumente wie zum Beispiel Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Steuerunterlagen aufzubewahren. Bei den Urkunden ist zu beachten, dass diese unbegrenzte Gültigkeit haben. Daher solltest du diese auch unbegrenzt aufbewahren.
Dokumente aus dem Gesundheitssektor unterliegen ebenfalls einer Aufbewahrungspflicht. Beispielsweise gehören Röntgenaufnahmen, Patientenakten, Listen der verschreibungspflichtigen Medikamente oder OP-Berichte dazu.
Die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz umfasst unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen. Verträge, Geschäfts- und Revisionsberichte sowie Personal- oder Lohninformationen unterliegen einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Unterlagen zu Immobilien (sogenannte unbewegliche Gegenstände) sind für 20 Jahre aufzubewahren. Hier findest du den Gesetzesartikel dazu.
Für Geschäftsberichte gilt, dass die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende eines Geschäftsjahres beginnt.
Personenbezogene Daten dürfen gemäss revidiertem Datenschutzgesetz (2023) nur so lange aufbewahrt werden, wie es der Nutzung dienlich ist.
Dokumente können entweder analog, also in Papierform, oder digital aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass jeder jederzeit Zugriff auf die Inhalte hat und diese in leserlicher Form vorliegen. Da sich der Trend immer mehr in Richtung digitaler Aufbewahrung bewegt, gehe ich nachfolgend auf einige Optionen näher ein. Doch zuerst müssen wir noch ein wichtiges Prinzip für die Aufbewahrung klären.
Das Prinzip der Unveränderbarkeit bedeutet, dass nur unveränderbare Datenträger zur Aufbewahrung zulässig sind. Wenn es sich um veränderbare Datenträger handelt, müssen diese mit einem Zeit Stempel oder einer Signatur versehen sein.
| Veränderbare Datenträger (bedingt zulässig) | Mehrmalig beschreibbare CDs, DVDs oder USB-Sticks (Zeitstempel oder Signatur erforderlich) |
|---|---|
| Unveränderbare Datenträger (zulässig) | Papier, einmalig beschreibbare Datenträger |
Eine detaillierte Übersicht darüber, welche Informationsträger zulässig sind und welche nicht, findest du in der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher.
USB-Stick: Ein USB-Stick ist ein elektronisches Speichergerät. Auf diesem Stick können daher Dokumente gespeichert und jederzeit über den Computer abgerufen werden.
Buchhaltungssoftware: Viele Buchhaltungsprogramme bieten einen Beleg- und Dokumentenupload an. So kannst du deine Dokumente bequem digital verwalten und sie bei Bedarf geordnet herunterladen. Quitto bietet eine solche Funktion.
Cloud-Dienste: Ebenso können verschiedene Cloud-Dienste (wie zum Beispiel Google) für die digitale Aufbewahrung genutzt werden. Dabei werden Dokumente hochgeladen und vom Cloud-Dienstleister verwahrt. Wichtig ist es hierbei, auf einen vertrauenswürdigen Anbieter zu setzen, damit die Daten auch sicher sind.
Rechtliche Verpflichtung: Durch das gesetzeskonforme Aufbewahren der Dokumente wird kein Verstoss begangen.
Beweislegung: Im Falle eines Streits sind Beweise verfügbar bzw. vorzeigbar.
Betriebskontinuität: Durch die Aufbewahrung von Dokumenten kann die Kontinuität der Geschäftsprozesse garantiert werden.
Historische Dokumentation: Es kann von Vorteil sein, ein Archiv mit Dokumenten aufzubauen. So können Prozesse, Entscheidungen oder Analysen auch Jahre oder Jahrzehnte später noch nachvollzogen werden.